Excel ili softver po mjeri: kada se firmi isplati vlastiti program?

Excel je odličan početak, ali ima granicu

Skoro svaka firma počne sa Excel tabelom, i to je dobro. Tabela je brza, ne košta ništa i svako zna da je otvori. Za spisak kupaca, jednostavan obračun ili mjesečni pregled troškova ne treba vam ništa više.

Problem nastaje kad posao poraste, a tabela ostane ista. Tada se pojave kopije fajla na tri računara, kolone koje razumije samo jedna osoba i formule koje niko ne smije da dira. Tabela je i dalje tu, ali umjesto da vam štedi vrijeme, počne da ga troši.

Softver po mjeri nije zamjena za Excel u svakoj situaciji. To je alat za trenutak kad tabela više ne može da prati način na koji vaša firma radi.

Znaci da vam tabela više ne odgovara

Ako prepoznate dva ili tri od ovih znakova, vrijedi razmisliti o vlastitom alatu:

• Isti podatak prepisujete ručno na više mjesta, na primjer iz porudžbine u tabelu, pa iz tabele u fakturu.
• Više ljudi radi u istom fajlu i često ne znate koja je verzija posljednja.
• Mjesečni izvještaj ili obračun traje satima, a svaki put se radi na isti način.
• Greške se otkriju tek kad kupac ili knjigovođa pita zašto se brojevi ne slažu.
• Samo jedna osoba zna kako tabela radi, pa posao stane kad je ona na odmoru.
• Plaćate gotov program, a koristite mali dio njega, dok ono što vam stvarno treba ne postoji.

Nijedan od ovih problema nije katastrofa sam za sebe. Ali zajedno znače da gubite vrijeme i novac na posao koji računar može da radi umjesto vas.

Šta softver po mjeri zapravo radi

Softver po mjeri je program napravljen za vaš proces, a ne za prosječnu firmu. Najčešće radi u browseru, pa mu tim pristupa sa računara, tableta ili telefona, bez instalacije.

U praksi to obično znači:

• Svi podaci su na jednom mjestu, a svako vidi i mijenja samo ono što mu treba.
• Obračuni se rade automatski, po pravilima koja ste vi definisali.
• Izvještaji su spremni na jedan klik, umjesto da ih sastavljate ručno.
• Program se povezuje sa onim što već koristite, na primjer sa knjigovodstvenim programom ili web shopom, pa se podaci ne prepisuju.

Razlika u odnosu na gotov program je u tome što se ne prilagođavate vi programu. Program prati vaš način rada, vaše nazive i vaše korake.

Kada gotov program ima više smisla

Iskreno: softver po mjeri nije uvijek pravi izbor. Ako postoji gotov program koji radi ono što vam treba, po razumnoj cijeni, obično je bolje njega koristiti.

Gotov program ima više smisla kada:

• radite na isti način kao većina firmi u vašoj djelatnosti,
• vam trebaju standardne stvari, poput knjigovodstva ili fakturisanja po propisima,
• nemate vremena da učestvujete u definisanju alata.

Vlastiti alat ima smisla kada radite drugačije od drugih, kada plaćate više licenci za funkcije koje ne koristite ili kada imate nekoliko programa koji ne razgovaraju međusobno. Tada često nije potreban potpuno novi sistem, već alat koji povezuje ono što već imate.

Kako izgleda izrada, korak po korak

Najveći rizik kod softvera po mjeri je da se gradi predugo, a da niko ne zna tačno šta se dobija. Zato posao dijelimo na male faze:

• Razgovor o tome kako sada radite, gdje gubite vrijeme i šta vam je najvažnije.
• Pisani plan prve faze: šta alat radi, ko ga koristi, fiksna cijena i rok.
• Izrada prve verzije koja rješava najveći problem, ne sve odjednom.
• Rad sa stvarnim podacima, ispravke i obuka tima.
• Sljedeće faze, ako i kada vam trebaju, opet sa cijenom i rokom unaprijed.

Ovako već poslije prve faze imate alat koji radi i štedi vrijeme, a o daljim koracima odlučujete kad vidite rezultat.

Od čega zavisi cijena

Cijenu softvera po mjeri nije moguće pošteno reći bez razgovora, jer jedan alat ima tri ekrana, a drugi trideset. Ono što cijenu najviše određuje:

• koliko različitih stvari alat radi i koliko je pravila u obračunima,
• koliko vrsta korisnika postoji i šta ko smije da vidi,
• da li treba povezivanje sa drugim programima,
• da li postoje stari podaci koje treba prebaciti iz tabela.

Zato prvo dogovaramo prvu fazu sa fiksnom cijenom i rokom. Znate tačno koliko plaćate i šta dobijate, a ne obavezujete se na veliki projekat unaprijed. Ako niste sigurni da li vam softver po mjeri uopšte treba, pišite nam: reći ćemo vam iskreno, čak i kada je odgovor da vam je dovoljan gotov program.